Najczęstsze błędy w korespondencji email, które popełniasz nieświadomie

Najczęstsze błędy w korespondencji email, które popełniasz nieświadomie Najczęstsze błędy w korespondencji email, które popełniasz nieświadomie

Aktualnie zwykły list bywa często zastępowany korespondencją elektroniczną, czyli mailami. Pisanie maili wydaje się być dość proste, jednak są to tylko pozory. Należy pamiętać, że pisząc maila do szefa czy osoby znaczącej, nie możemy decydować się na formę rodem z komunikatora społecznościowego, zapominając o zdaniach, kropkach, przecinkach czy formie grzecznościowej. Kolejną kwestią, która jest częstym błędem w pisaniu maili jest jego długość. Nie należy pisać zbyt długich wiadomości, ale i nie wolno wysyłać załączników, bez kilku słów wyjaśnienia, co wysyłamy i w jakim celu. Kolejnym błędem, może być wysyłanie w wiadomości mailowej załącznika i nie uprzedzenie w polu tekstowym odbiorcy o jego załączeniu. Odbiorca może nie wiedzieć o istnieniu danego pliku lub go po prostu przeoczy, informując go w wiadomości, że takowy znalazł się w mailu możemy mieć pewność, że zostanie on pobrany. Jakie jeszcze błędy popełniamy najczęściej? Oto kilka z nich.

Ortografia

Niestety, czasami tworząc maila popełniamy szereg błędów ortograficznych już o tym interpunkcyjnych nie wspominając. Pisząc maila, szczególnie w pośpiechu czy pod presją nie patrzymy na to, że tekst przez nas pisany ma wiele błędów. Stawia nas to w niekorzystnym świetle w oczach odbiorcy i powoduje, że wyrabia on sobie na nasz temat taką a nie inną opinię. Pamiętajmy więc, by pisząc maila przeczytać go jeszcze raz przed wysłaniem lub włączyć sobie funkcję, która będzie podkreślać słowa niepoprawnie napisane. Zwracajmy także uwagę na to, by nie robić tzw. literówek oraz by z „że” nie robić „ze”, a z „też” „tez” a także pamiętajmy o kropach i przecinkach.

Formy grzecznościowe

Często pisząc maila do osoby znaczącej, czyli szefa, kierownika, promotora, nauczyciela czy też kogoś z kim utrzymujemy wyłącznie oficjalne pozbawione aspektów prywatnych kontakty, zapominamy o właściwych formach grzecznościowych. Tak jak kiedy w liście należało pisać „Sz. P.” tak teraz w mailu należy zawrzeć podobny zwrot. Może być to zwrot powitalny, który powinien przybrać takie formy jak: dzień dobry, witam czy też Drogi/Szanowny Panie (imię odbiorcy). Nie należy także zapominać o zwrocie pożegnalnym, takim jak, np. z wyrazami szacunku, pozdrawiam, proszę o informację zwrotną itp. Każdy mail, powinien kończyć się zwrotem pożegnalnym oraz podpisem osoby piszącej go. Nie należy zapominać o takich szczegółach, ponieważ pracodawca czy promotor może go zignorować i odebrać jako zwykły spam czy nieistotną wiadomość.

Mało przejrzyste przesłanie

Czasami autor maila sam nie do końca wie jakie jest jego przesłanie. Dlatego pisze długą i mało zrozumiałą wiadomość co w rezultacie skutkuje brakiem jasnej informacji oraz nieadekwatną wymianą wiadomości pomiędzy nadawcą a odbiorcą maila. Pamiętajmy więc, że bardzo ważną kwestią jest określenie tematyki maila i ścisłe się jej trzymanie. Dodatkowo mail nie powinien być zbyt długi, by jego odbiorca przeczytał go do końca a nie do połowy. Jasne przesłanie i kilka zdań mniej może zagwarantować sukces i prawidłową wymianę informacji.

 

Komentarze